L’école Supérieure Polytechnique de la jeunesse reconnaît les clubs et associations d’étudiants de l’Ecole Supérieure Polytechnique de la jeunesse. Le nombre de clubs et d’association pouvant être en constante croissance, l’Ecole Supérieure Polytechnique de la jeunesse s’est dotée d’un règlement afin que les conditions sous lesquelles un club ou une association peut exister soient déterminées clairement.

Ce présent Règlement se veut un cadre de référence et d’orientation pour les associations existantes et futures. Il établit les principes, les droits et les obligations, ainsi que les règles à suivre pour qu’une association soit reconnue officiellement.

Avec ce règlement, l’Ecole Supérieure Polytechnique de la jeunesse réitère l’importance qu’elle accorde à la présence des clubs et associations d’étudiants de son école. Elle reconnaît que les clubs et associations participent activement au développement de l’Ecole.

• . Clubs et associations d’étudiants

Dans le présent règlement, un club ou une association est un regroupement qui a pour fonction principale de représenter les étudiants ou les associations d’étudiants qui en sont membres et de promouvoir leurs intérêts, notamment en matière d’enseignement, de pédagogie, de services aux étudiants et d’activités sociales, dans le respect de la mission de l’Ecole Supérieure Polytechnique de la jeunesse.

Un club ou association peut représenter des étudiants, ou d’une combinaison de plusieurs niveaux.

2. Reconnaissance des clubs et associations d’étudiants

Le club ou association qui désire obtenir sa reconnaissance de l’Ecole Supérieure Polytechnique de la jeunesse doit faire parvenir à la Direction générale des services aux étudiants les documents suivants :

1. a) une demande officielle de reconnaissance indiquant le but du club ou de l’association et le groupe d’étudiants auquel elle s’adresse et qu’elle veut représenter ;
2. b) une copie des règlements généraux ou de la charte du club, de l’association ;

c)une liste des membres du comité exécutif de l'association, mentionnant la classe, l'adresse de courrier électronique, le numéro de téléphone de chacun et la fonction occupée au sein du club et de l’association.

Une demande de reconnaissance peut être transmise à n’importe quel moment de l’année. L’Ecole dispose de quatorze (14) jours ouvrables après le dépôt de la demande pour rendre sa décision.

Si les documents sont conformes et attestent que les buts du club ou de l’association sont en accord avec le présent règlement, la direction générale accorde la reconnaissance et en avise officiellement l’association.

Un club ou association est reconnu lorsqu’il ou elle en a été officiellement avisée par la Direction Général.

3. Renouvellement et avis de changement

Pour continuer à être reconnue en vertu du présent règlement, le club ou l’association doit faire parvenir à la Direction générale son intention de poursuivre ses activités, et ce avant le 1^ernovembre de chaque année. Le club ou l'association doit aussi en tout temps aviser la Direction générale de tout changement à ses règlements généraux ou à sa charte.

Une fois le renouvellement accordé, la Direction générale est responsable de l’annonce officielle de celle-ci auprès des unités concernées.

4. Cotisation

Tout étudiant inscrit l’Ecole Supérieure Polytechnique de la jeunesse doit payer les cotisations fixées par le club ou association dont il est membre. Les dispositions relatives à la cotisation doivent être inscrites aux règlements généraux ou à la charte du club ou de l’association. L’association est responsable de communiquer cette information à ses membres.

1. Modification d’une cotisation

Une demande de hausse ou de baisse de cotisation peut se faire en assemblée générale extraordinaire ou par référendum selon les modalités prévues dans les règlements généraux ou la charte de l’association.

Le club ou l'associationdésirantobtenirlamodificationdesacotisationdevrarespecterlesconditions suivantes :

• déposer une demande écrite auprès de la Direction général ;
• joindre une copie de l'attestation du résultat du référendum ou de l’assemblée générale ;
• joindre une copie de ses règlements généraux ou de sa charte.

 

1. Remboursement d’une cotisation

La cotisation est remboursable à moins que la charte ou les règlements généraux du club ou de l’association ne le prévoient autrement.

Tel que les tipules le Règlement sur les frais d’admission et d’inscription, l’Ecole n’est pas responsable du remboursement des frais perçus au nom des clubs et associations. Il appartient à l’étudiant de s’adresser directement au club ou à l’association concernée s’il désire exercer son droit, le cas échéant, au remboursement de sa cotisation. Pour être remboursé, l’étudiant doit adresser sa demande au club et à l’association concerné.

Le club ou l’association dont la cotisation est remboursable s’engage à remettre à tout étudiant qui en fera la demande le remboursement de la cotisation perçue.

L’association doit rembourser l’étudiant au plus tard à la fin de la session encours.

 

 

 

5. Droits et obligations
   1. Droits

Tous clubs ou associations reconnus par l’Eole Supérieure Polytechnique de la Jeunesse adroit :

• d’obtenir un local et un mobilier gratuitement ;
• a une connexion Internet gratuitement ;
• d’obtenir la liste et les coordonnées de ses membres ;
• d’utiliser les locaux et les services de l’Ecole ;
• d’avoir un courrier électronique ;
• d’utiliser les tableaux d’affichage et les présentoirs mis à sa disposition ;
• d’organiser des activités de financement.

1. Obligations

Tous les clubs ou associations reconnus par l’Ecole Supérieure Polytechnique de la Jeunesse doit :

• prendre connaissance et respecter les règlements et les politiques en vigueur à l’Ecole. Elle est responsable de tous les gestes qu’elle pose ;
• prendre les dispositions nécessaires pour assurer la sécurité de ses membres lors des activités dont elle est responsable ;
• rendre accessible sa charte ou ses règlements généraux à ses membres.

La Direction Générale peut retirer temporairement ou définitivement les droits accordés à tous les clubs ou associations qui ne respectent pas le présent règlement.

6. Responsabilité

La Direction académique à travers le service de scolarité est responsable de l’application du présent règlement.